A Sysman Informatikai Zrt. belső visszaélés-bejelentő rendszere
1. A belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozásának kötelezettsége
A Sysman Informatikai Zrt. (a továbbiakban: Sysman Zrt.) a jogszerű működésének biztosítása érdekében belső visszaélés-bejelentési rendszert működtet. A visszaélés-bejelentési rendszer célja, a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményekkel vagy mulasztásokkal, illetve egyéb visszaélésekkel kapcsolatos bejelentett információk vizsgálata a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben (a továbbiakban: Panasztv.) foglalt követelményeknek megfelelően.
A Belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője: a Sysman Informatikai Zrt. Bejelentővédelmi felelőse
2. Mit lehet bejelenteni, hogy különíthető el a bejelentés más bejelentéstől
A Panasztv. 20. § (1) bekezdése szerint a belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.
A Panasztv. hatálya alá nem tartozó bejelentés esetén a bejelentőt írásban vagy elektronikus úton a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője értesíti arról, hogy az adott bejelentés kivizsgálására a Sysman Zrt., más kivizsgáló szerve rendelkezik hatáskörrel, -ebben az esetben az áttételről is gondoskodik a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője – vagy arról, hogy nem rendelkezik hatáskörrel.
3. Ki tehet bejelentést?
A belső visszaélés-bejelentési rendszerbe a Panasztv. 20. § (2)- (3) bekezdése alapján bejelentést tehet
- a Sysman Zrt. által foglalkoztatott,
- az foglalkoztatott, akinek a Sysman Zrt.-nél fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
- a Sysman Zrt.-vel foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
- az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Sysman Zrt.-vel szerződéses kapcsolatban áll,
- a Sysman Zrt.-vel szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
- a Sysman Zrt.-nél tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
- a Sysman Zrt.-vel jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
- az a személy, akinek jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Sysman Zrt.-vel megszűnt.
A bejelentőket a bejelentésükkel kapcsolatban nem érheti semmilyen hátrányos intézkedés.
A bejelentő védelmére a Panasztv. II. fejezet 8. alcíme alkalmazandó.
4. Bejelentés módja
A belső visszaélés-bejelentés megtételekor az eredményes vizsgálat érdekében a bejelentőnek az alábbi adatokat javasolt megadni:
- nevét,
- munkakörét (volt munkakörét vagy pályázott munkakörét)
- szerződéses jogviszonyával kapcsolatos minden olyan információt, mely alapján a szerződéses jogviszony igazolható (szerződéses felek esetén)
- elérhetőségét (e-mai cím, telefonszám).
Névtelen bejelentés esetén a bejelentő felhívható – amennyiben ez a bejelentés hatékony kivizsgálása céljából elengedhetetlen, és a bejelentő elérhetősége rendelkezésre áll – a nevének megadására. Amennyiben bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg a bejelentés vizsgálata mellőzhető (Panasztv. 22. § (6) bek. a) pontja alapján).
A bejelentés során szükséges megadni a bejelentésben érintett, kifogásolt személyek és szervezetek nevét, az eset részletes leírását és az eset kapcsán felmerült valamennyi lényeges információt, valamint bejelentőnek nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.
Bejelentés megtételének módja
- elektronikus levél formájában: BVBR@sysman.hu
- a fenn megadott elérhetőségen személyes egyeztetés érdekében, időpontegyeztetést követően személyesen szóban a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetőjénél
- papír alapon a Sysman Zrt. székhelyén (1037 Budapest, Montevideo utca 10. 1. emelet) recepción elhelyezett bejelentések fogadására létrehozott postaládába történő elhelyezéssel
Elektronikus formában benyújtott bejelentés esetén automatikus válasz kerül kiküldésre a beérkezésről és az eljárás lezárását kapcsolatban a bejelentés lezárásáról.
A Sysman Zrt. nem tud felelősséget vállalni azon ügyek kivizsgálásának elmaradásáért, amely elektronikus bejelentéseket automatikusan működő védelmi szoftverek (víruskereső, spamszűrő) tevékenységének eredményeként vagy egyéb technikai ok miatt nem jut el a címzett e-mailcímre. Ezen esetekben nincs automatikus visszaigazolás a bejelentés megérkezéséről.
5. Bejelentés vizsgálatának mellőzése
A bejelentések esetében a vizsgálat az alábbi esetekben mellőzhető
- a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
- a bejelentést nem a személyi hatály szerinti erre jogosult bejelentő személy tette meg,
- a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
- a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
6. Kivizsgálás
A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője részletesen tájékoztatja a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. Az adatvédelmi tájékoztató csatoltan jelen tájékoztatás alatt is megtalálható.
A Sysman Zrt. a tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítja, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját – akár jogi képviselője útján is – bármikor kifejthesse, és bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatása nem történik meg a vizsgálat megindításakor abban az esetben, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.
A Sysman Zrt. a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül köteles a bejelentésben foglaltak kivizsgálására. A bejelentés kivizsgálására legfeljebb annak beérkezésétől számított 30 nap áll rendelkezésre, amely határidőtől – név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés kivételével – csak különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet eltérni. A vizsgálat időtartama a 3 hónapot nem haladhatja meg.
A bejelentőt a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a bejelentés mellőzéséről és a mellőzés indokáról írásban tájékoztatja a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül.
7. Bejelentéssel kapcsolatos intézkedés
Miután a bejelentést a Sysman Zrt. kivizsgálja, a bejelentőt a vizsgálat eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről tájékoztatja. Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedik a feljelentés megtételéről.
Ha a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem bűncselekmény, de sérti a Sysman Zrt. belső szabályzatait vagy a munkaviszonyra vonatkozó szabályokat, úgy a Sysman Zrt., mint munkáltató az érintett munkavállalóval szemben munkáltatói intézkedést alkalmazhat.
Ha a vizsgálat a bejelentés megalapozatlanságát állapítja meg vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, az eljárást a Sysman Zrt. lezárja és erről a bejelentőt tájékoztatja.